Działania pracodawcy w sytuacji zagrożenia koronawirusem

2020-03-13

Wobec ogłoszonej pandemii koronawirusa przedsiębiorcy znaleźli się dziś w niezwykle trudnej sytuacji. Z jednej strony mają obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, z drugiej strony podejmując czynności ograniczające ryzyko rozprzestrzeniania się patogenu muszą działać w granicach obowiązujących ram prawnych, wyznaczonych min. przez przepisy kodeku pracy i RODO. Poniżej przedstawiamy krótki poradnik poruszający kwestie prawa pracy w czasach koronawirusa.  

Przymusowy urlop

Pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi konkretnego terminu urlopu wypoczynkowego, nawet jeśli dowiedział się, że pracownik wrócił z terenu wysokiego ryzyka związanego z koronawirusem. W razie niedopuszczenia pracownika do pracy z przyczyn związanych z epidemią koronawirusa a niezwiązanych bezpośrednio z pracownikiem, pracodawcy nie przysługuje również prawo do udzielenia pracownikowi obowiązkowego bezpłatnego urlopu. Za czas niewykonywania pracy pracownikowi należy się w tej sytuacji tzw. wynagrodzenie przestojowe, o którym mowa poniżej.

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy

Za czas niewykonywania pracy (np. w przypadku zamknięcia linii produkcyjnej, braku możliwości wykonywania pracy z uwagi na brak zamówień itd) pracownikowi należy się tzw. wynagrodzenie przestojowe, czyli wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, wynagrodzenie to obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze jak i dodatek funkcyjny.

Pytanie o miejsce spędzania urlopu

W ocenie Państwowej Inspekcji Pracy brak jest podstaw prawnych do zbierania od pracowników informacji o miejscu spędzenia urlopu. Stanowisko PIP wyrażone jest w komunikacie dostępnym pod linkiem: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108072,wyjasnienia-pip-w-zwiazku-z-koronawirusem.html

Polecenie pracy zdalnej

W dniu 07.03.2020 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 02.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: Ustawa COVID-19). 

Na podstawie tej ustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez oznaczony czas, pracy określonej w umowie, poza miejscem stałego jej wykonywania, czyli pracy zdalnej, w celu przeciwdziałania koronawirusowi (art. 3 Ustawy COVID-19). Co prawda uzasadnienie projektu ustawy mówiło o ułatwieniu zlecania przez pracodawcę pracy zdalnej w przypadku wystąpienia epidemii - w czasie kwarantanny lub nadzoru epidemiologicznego, jednakże ustawa nie ogranicza tej możliwości do tych tylko przypadków, a mówi ogólnie o przeciwdziałaniu koronawirusowi, co zdaje się dawać pracodawcy szerszą możliwość zlecania pracy zdalnej, niż to ujęto w uzasadnieniu ustawy. Niemniej jednak pracodawca musi być ostrożny w przypadku zlecania pracy zdalnej i doboru pracowników, którym wydaje takie polecenie i indywidualnie rozpoznawać zastrzeżenia pracowników, którzy nie chcą się poddać poleceniu, aby uniknąć zarzutów o nierówne traktowanie, czy dyskryminację.

Zlecenie pracy zdalnej, która nie jest tożsama z telepracą uregulowaną w Kodeksie pracy, powodować będzie dla pracodawcy dodatkowe problemy praktyczne związane między innymi z: 

  • podjęciem decyzji o poleceniu pracy zdalnej oraz doborze pracowników do świadczenia pracy zdalnej,
  • odpowiedzialnością pracodawcy za miejsce pracy pracownika podczas pracy zdalnej,
  • zapewnieniem sprzętu i urządzeń, jak również oprogramowania, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • ewentualnym wykorzystaniem prywatnego sprzętu komputerowego i urządzeń pracownika do pracy zdalnej, co rodzi ryzyko (w tym odpowiedzialności karnej i związanej z naruszeniem praw autorskich twórców programu) związane z wykorzystaniem ewentualnego nielegalnego oprogramowania zainstalowanego na sprzęcie pracownika,
  • kwestią dokonywania wysyłki wyników pracy pocztą tradycyjną osobiście przez danego pracownika z pominięciem obsługi sekretariatu pracodawcy (o ile jest taka konieczność),
  • kwestią rozliczenia kosztów wykorzystania sprzętu prywatnego pracownika do świadczenia pracy zdalnej oraz przejęcia przez pracownika niektórych obowiązków czysto administracyjnych, jak np. wysyłka korespondencji pocztą tradycyjną (np. koszt znaczków, koszty eksploatacyjne związane z drukowaniem itp.),
  • zabezpieczeniem sprzętu i danych pracodawcy poza siedzibą pracodawcy, w tym kwestią jego ubezpieczenia na wypadek utraty lub uszkodzenia, jak również przeglądem aktualnych polis pracodawcy, o ile sprzęt już jest ubezpieczony,
  • rozpoznaniem możliwości licencyjnych oprogramowania specyficznych programów pracodawcy koniecznych do pracy pod kątem ewentualnego przeniesienia oprogramowania pracodawcy z komputerów stacjonarnych na komputery przenośne pracodawcy lub pracownika,
  • zapewnieniem bezpieczeństwa danych pracodawcy, m.in. w związku z wykorzystaniem sieci internetowej poza siedzibą firmy (np. otwartej WiFi) lub wykorzystaniem prywatnego sprzętu pracownika,
  • ewidencjonowaniem czasu pracy w czasie świadczenia pracy zdalnej, jak również godzinami jej świadczenia, nadzorem przełożonych nad pracą pracownika, odpowiedzialnością w razie wypadku przy pacy. 

Stąd pamiętać należy, że świadczenie pracy zdalnej wskazanej w specustawie powinno odpowiadać przepisom prawa pracy, a strony przed zleceniem pracy zdalnej mogą dodatkowo uregulować warunki jej świadczenia.

Zawarcie porozumienia określającego świadczenia pracy zdalnej jest wysoce rekomendowane z prawnego punktu widzenia, szczególnie jeśli okaże się, że w związku z pandemią, rozwiązanie to będzie stosowane przez dłuższy okres czasu.

Pracownicy – rodzice

Specustawa przyznaje pracownikom (umowa o pracę) oraz zatrudnionym na innej podstawie niż umowa o pracę, którzy dobrowolnie opłacają składkę chorobową, dodatkowe 14 dni zasiłku z tytułu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do 8 roku życia w sytuacji gdy jest to spowodowane zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły. Dotychczas rodzicom w sytuacji nieprzewidzianego zamknięcia placówki oświatowej przysługiwało 60 dni. Razem z dodatkowym zasiłkiem przyznanym mocą specustawy, rodzicom przysługuje 74 dni.

Zasiłek przysługuje temu z rodziców, który podejmie się osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zakończenia szkoły. Można dzielić go na części (wykorzystać początkowo np. 5 lub 7 dni). Istotnym jest, że w przypadku skorzystania z tego zasiłku pracownicy nie składają wniosku o wypłatę środków na formularzu ZUS Z-15. Do otrzymania zasiłku wystarczy wypełnienie oświadczenia dostępnego na stronie ZUS:

https://www.zus.pl/baza-wiedzy/biezace-wyjasnienia-komorek-merytorycznych/swiadczenia/-/publisher/details/1/komu-przysluguje-dodatkowy-zasilek-opiekunczy-na-czas-opieki-nad-dzieckiem-w-zwiazku-z-zamknieciem-z-powodu-covid-19-zlobka-klubu-dzieciecego-przedszkola-szkoly-/2537033

Dodatkowy zasiłek przysługuje za okres od 12 do 25 marca. Za okres pobierania zasiłku nie przysługuje wynagrodzenie za pracę.

Pomiar temperatury ciała pracowników

Pracodawca ma obowiązek ochrony życia i zdrowia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W naszej ocenie obecna sytuacja uzasadnia dokonywanie pomiarów temperatury pracowników przy zachowaniu godności, prywatności i anonimowości, bez zbierania i zapisywania danych osobowych. Pracodawca może ustalić, że z uwagi na konieczność zapewnienia ochrony zdrowia pracowników w okresie pandemii koronawirusa nie wpuszcza na teren zakładu pracy żadnej osoby z podwyższoną temperaturą. Jeśli pracodawca zdecyduje się na tego rodzaju działania, rekomendujemy zapewnienie maksymalnej poufności, godności osobistej pracownika oraz pełnej anonimowości pomiarów. Wskazujemy jednak na stanowisko PIP, w którym Inspekcja stwierdza, że “pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu.” W naszej ocenie wobec pandemii koronawirusa i realnego zagrożenia zdrowia a nawet życia pracowników, powyższe stanowisko należy uznać za co najmniej kontrowersyjne.

Nie rekomendujemy zbierania (zapisywania) danych o wysokości temperatury pracowników. Działania takie mogą być uznane za  przetwarzanie danych dotyczących zdrowia bez podstawy prawnej i narazić Państwa firmę na zarzut naruszenia RODO.