Czym jest optymalizacja procesów biznesowych i jak nią skutecznie zarządzać?

Cięcie kosztów jest niezbędne w każdym biznesie. Może to być różnica między utrzymaniem się na powierzchni a utonięciem. Dlatego tak ważne jest znalezienie sposobów na optymalizację istniejących procesów i zaoszczędzenie pieniędzy. Na szczęście istnieje wiele strategii, których można użyć, aby to osiągnąć. W tym wpisie zbadamy, jak oszczędzać poprzez optymalizację procesów biznesowych, aby zrobić to z powodzeniem. Od automatyzacji żmudnych zadań po prawidłową analizę danych o klientach – czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możesz zmniejszyć koszty bez poświęcania jakości lub wydajności.

Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?

Optymalizacja procesów biznesowych to usprawnianie procesów w organizacji w celu zwiększenia ich efektywności oraz zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Istnieje wiele sposobów na optymalizację procesów, ale niektóre popularne metody obejmują automatyzację zadań, eliminację zbędnych elementów i usprawnienie przepływu pracy. Najważniejszą kwestią w optymalizacji procesów biznesowych jest budowanie nowego ekosystemu ulepszeń i innowacji, dzięki któremu liderzy mogą więcej czasu poświęcić na rozwój firmy, a specjaliści oddać się pracy nad mniej żmudnymi i powtarzalnymi zadaniami. Co więcej, optymalizacja procesów to także szukanie i identyfikowanie marnotrawstw, a następnie zastępowanie ich efektywniejszymi działaniami jak, np. zastąpienie silosów pracy zarządzaniem projektowym. Zdolność organizacji do identyfikacji podobnych zjawisk, zaadresowanie ich oraz ciągłe poszukiwanie usprawnień nazywamy Inteligencją Organizacji.

Są jednak działania, które najczęściej stosujemy chcąc zoptymalizować proces. Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA) i zadań może zaoszczędzić wiele czasu i wysiłku poprzez zajęcie się powtarzalnymi lub żmudnymi zadaniami bez interwencji człowieka. Na przykład, można użyć automatyzacji do wysyłania automatycznych przypomnień lub uzupełnień, wypełniania pól danych lub generowania raportów.

Eliminowanie zbędnych czynności oznacza szukanie sposobów na wyeliminowanie kroków, które nie są konieczne lub które można połączyć z innymi krokami. Może to uprościć procesy i uczynić je bardziej wydajnymi. Na przykład można połączyć zadanie planowania spotkań z zadaniem wysyłania przypomnień, tak aby oba zadania zostały wykonane za pomocą jednej czynności.

Usprawnianie przepływów pracy oznacza projektowanie procesów w taki sposób, aby płynnie przechodziły z jednego kroku do drugiego. Może to oznaczać zmianę kolejności kroków, przeprojektowanie formularzy lub szablonów albo stworzenie map procesów w celu wizualizacji przepływu pracy. Usprawniając przepływy pracy, można poprawić wydajność i zmniejszyć liczbę błędów.

Wskazówki dotyczące optymalizacji procesów biznesowych

Istnieje wiele sposobów na optymalizację procesów biznesowych i zaoszczędzenie pieniędzy. Oto kilka wskazówek i trików, które pomogą Ci zacząć:

• Automatyzacja wszędzie tam, gdzie to możliwe: Automatyzacja może pomóc Ci przyspieszyć procesy i wyeliminować błędy. Szukaj możliwości zautomatyzowania zadań takich jak wprowadzanie danych, fakturowanie i komunikacja z klientami. Aby poprawnie przeprowadzić automatyzację procesów, należy dokładnie zaznajomić się z rozwiązaniami no-code i low-code dostępnymi na rynku.
• Usprawnij swój przepływ pracy: Przyjrzyj się dokładnie swoim przepływom pracy i zidentyfikuj wszelkie wąskie gardła lub nieefektywności. Sprawdź, czy istnieją sposoby na usprawnienie procesu lub całkowitą eliminację kroków.
• Uprość swoją dokumentację: Złożona dokumentacja może utrudnić pracownikom zrozumienie i śledzenie procesów. Utrzymuj rzeczy proste i łatwe do zrozumienia, aby poprawić zgodność i zmniejszyć koszty szkolenia.
• Regularnie przeglądaj swoje procesy: Procesy zmieniają się z czasem, dlatego ważne jest, aby regularnie je przeglądać. Pomoże to w utrzymaniu ich aktualności i zapewni, że nadal są skuteczne.

Jak rozpocząć optymalizację procesów?

Pierwszym krokiem w optymalizacji procesów jest określenie, które z nich można usprawnić. Można to zrobić przeprowadzając audyt procesów lub korzystając z narzędzi do ich mapowania. Po zidentyfikowaniu procesów, które można usprawnić, kolejnym krokiem jest wdrożenie zmian mających na celu usprawnienie tych procesów. Można to zrobić poprzez wdrożenie nowej technologii lub przeprojektowanie samego procesu. Na koniec należy monitorować wyniki zmian, aby zapewnić, że usprawnienia są skuteczne i trwałe.

Co najważniejsze, obecnie narzędzia pozwalające optymalizować procesy i identyfikować nieefektywności są szeroko dostępne w Internecie. Każdy (nawet mikroprzedsiębiorca) może czerpać z wiedzy dostępnej bezpłatnie i rozwijać swój biznes. W przypadkach bardziej skomplikowanych procesów należy jednak skonsultować się z ekspertami w tym obszarze, aby mieć pewność, że czas, który włożymy w optymalizację przyniesie w przyszłości efekty.

Modelowanie procesów biznesowych

Modelownie procesów biznesowych polega na wizualnej reprezentacji czynności wykonywanych w ramach stałych operacji w firmie.

Poprzez kompleksowe rozpoznanie i opisanie systemów funkcjonowania poszczególnych procesów, ich przebiegu, celu i odpowiedzialnych pracowników, mapa procesu firmy umożliwia dokładny wgląd w kształt działań wykonywanych w organizacji. Dzięki temu możliwe jest stworzenie optymalnego planu rozwoju, projektu optymalizacji lub automatyzacji procesów biznesowych.

Modelowanie procesu w firmie zaczyna się u samej podszewki podstawowej operacyjności organizacji, czyli poprzez rozmowy z pracownikami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych zadań składających się na dany proces. Kluczowymi aspektami, na które należy zwracać uwagę mapując procesy są:

• elementy wejściowe, (inputs) czyli czynniki, które w danym procesie są obiektem prac;
• przebieg procesu, czyli sposób w jaki prace te są wykonywane oraz czas ich trwania;
• elementy wyjściowe (outputs), które są skutkiem danego procesu.

Rezultatem analizy tych aspektów jest diagram, który w sposób prosty lecz szczegółowy reprezentuje proces biznesowy w firmie. Na podstawie tej wizualizacji analitycy biznesowi mogą poszukiwać wąskich gardeł i marnotrastwa zasobów, które obniżają wydajność przedsiębiorstwa. Takie zrozumienie procesów umożliwia również poszukiwanie elementów funkcjonowania firmy, które mogą zostać poddane automatyzacji, tym samym zwiększając wydajność i uodparniając organizację na błąd ludzki (czytaj więcej o automatyzacji procesów biznesowych)

Metody modelowania procesów biznesowych

Najpopularniejszą formą modelowania procesów w firmie jest diagram przepływów czyli z języka angielskiego „process flows”. Tego typu model czytelnie przedstawia kroki, które w ramach jednego procesu realizują poszczególne zespoły pracowników. Mapa procesu biznesowego przypomina drzewo decyzyjne. Odpowiednie kształty na modelu reprezentują bramki decyzyjne, kroki procesu, elementy wejścia i wyjścia, a strzałki wskazują kolejność wykonywania kroków. Ponadto, każdy z kroków przypisany jest odpowiedniemu zespołowi w firmie, który zajmuje się jego realizacją.

Inną popularną formą mapowania procesów w firmie jest Mapowanie Strumienia Wartości (Value Stream Mapping), które opiera się na optymalizacji przepływu informacji oraz zasobów wymaganych do realizacji procesu. Kluczową cechą tej metody jest analiza procesów pod kątem wymaganego czasu z podziałem na pracę, która stanowi wartość dodaną oraz tą, która nie dodaje wartości. Mapowanie strumienia wartości jest szczególnie przydatne przy automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja powinna dotyczyć szczególnie tych elementów procesu, które wymagają względnie dużych nakładów czasowych bez wnoszenia wartości dodanej. Są to zazwyczaj czynności proste, powtarzalne i niewymagające wysiłku umysłowego od pracownika.

Chociaż najczęściej modele procesów biznesowych w postaci diagramu przepływów pełnią rolę wizualizacji stanu zastanego, metoda ta może być również wykorzystana do projektowania stanu docelowego, który uwzględnia proponowane zmiany optymalizacyjne. Należy zauważyć, że mapy procesów mogą różnić się poziomem szczegółowości w zależności od potrzeb klienta. Najbardziej ogólne, ukazujące „szkielet” procesu, mogą składać się z ok. 7-10 kroków. Niemniej jednak każdy z kroków może zostać zmapowany tak, jakby był on indywidualnym procesem, tym samym znacząco zwiększając szczegółowość opracowania i pozwalając na dostrzeżenie większej liczby szans na optymalizację. Podstawową zasadą mapowania procesów w firmie jest jednak praca „od ogółu do szczegółu”, co oznacza, że najpierw należy opracować model stanowiący zarys całego procesu, a następnie skupić się na dokładnym zrozumieniu poszczególnych kroków.

Opis i dokumentacja procesów biznesowych

Poza graficzną wizualizacją procesu firmy, efektem skutecznego modelowania powinna być dokumentacja kompleksowo opisująca dane procesy, składająca się z:

• identyfikacji procesów;
• opisu poszczególnych procesów;
• identyfikacji podprocesów;
• kroków podejmowanych w ramach procesu uwzględniający kolejność ich wykonywania;
• opis zależności pomiędzy procesami.

Co więcej, mapując procesy biznesowe w firmie, analitycy biznesowi powinni zwrócić uwagę, by ich działania nie ograniczały się do samego opisu kroków składających się na dany proces. Ich działania powinny również uwzględniać:

• początek (przyczynę) i koniec (skutek) procesu;
• strukturę procesu;
• motywacje firmy względem mapowania procesów;
• punkty odniesienia i mierniki efektywności procesu;
• znaczenie procesu w kontekście ogólnego funkcjonowania firmy;
• dokumentacji procesu;
• kwalifikacji pracowników do realizacji kroków w ramach procesu;
• gotowości organizacji na wdrożenie usprawnień i optymalizacji na podstawie możliwości zidentyfikowanych dzięki mapowaniu procesów.

Doradztwo w zarządzaniu procesami biznesowymi

Chociaż mapowanie procesów biznesowych jest wartościowe samo w sobie, pozwalając na uniezależnienie przedsiębiorstwa od indywidualnych pracowników, którzy mają wiedzę na temat funkcjonowania danego procesu, mapa procesu firmy jest szczególnie przydatnym narzędziem do kreowania planu rozwoju firmy. Chodzi tu konkretnie o zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez optymalizację i automatyzację procesów biznesowych. Po dogłębnym zrozumieniu procesów w firmie i stworzeniu przejrzystej ich wizualizacji, analitycy biznesowi są w stanie zidentyfikować możliwości usprawnień.

Na koniec prezentujemy przykłady okoliczności, w których szczególnie warto jest skorzystać z doradztwa w zakresie zarządzania procesami biznesowymi w celu ich optymalizacji:

• Podejrzenie niepełne wykorzystanie potencjału i zasobów przedsiębiorstwa;
• Potrzeba zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku;
• Ponoszenie wysokich kosztów operacyjnych;
• Chęć podniesienia jakości wykonywanych produktów lub usług;
• Potrzeba skrócenia czasu produkcji lub wykonywania usługi;
• Dostosowanie procesu do zewnętrznych norm, standardów i regulacji;
• Niwelacja problemów z komunikacją w zespole;
• Przygotowanie do fazy skalowania przedsiębiorstwa.