W świecie, w którym codzienną rzeczywistością firm jest ciągła zmiana i nieprzewidywalność, istnieje jeden element często niedoceniany, a mający ogromne znaczenie w kształtowaniu odporności i zwinności organizacji - kultura organizacyjna. To ona jest czynnikiem warunkującym wytrzymałość i odporność przedsiębiorstwa, utrzymując je na kursie nawet w najbardziej burzliwych czasach. Kultura organizacyjna jest jak niewidzialna siła, która trzyma organizację i jej pracowników w pionie, gdy otoczenie zewnętrzne ulega zaburzeniom. Potwierdzają to badania SHRM twierdzące, że 94% z ankietowanych menedżerów zgadza się, ze stwierdzeniem że pozytywna i dojrzała kultura w miejscu pracy tworzy odporne zespoły.

Niestety, pomimo jej kluczowej roli w kształtowaniu odporności i dynamiki firmy, kultura organizacyjna rzadko zajmuje centralne miejsce w strategiach biznesowych. Dlaczego? Powodów jest wiele, jednak wymienianie należałoby zacząć od świadomości i dojrzałości biznesowej samych przełożonych i kadry zarządczej, bez których aktywnego zaangażowania w moderację kultury organizacyjnej niemożliwe jest jej kształtowanie, rozwój, a także czerpanie z niej wymiernych korzyści.

W tym artykule zgłębimy zawiłość kultury organizacyjnej, odkrywając, jak jej elastyczność, dojrzałość i zwinność mogą przyczynić się do szybkiego przystosowania się firmy do zmian i zwiększania jej odporności na zaburzenia środowiska zewnętrznego. Kultura organizacyjna nie jest przeszkodą, a raczej kluczem do utrzymania przewagi konkurencyjnej w dynamicznym świecie biznesu. Pozostaje pytanie jak wprowadzić do organizacji kulturę, która będzie wspierać i przyspieszy realizację strategii biznesowej, a nie na odwrót?

Czym jest transformacja kultury organizacyjnej?

Aby rozmawiać o transformacji kultury organizacyjnej, należy zacząć od początku i odpowiedzieć na pytanie czym tak właściwie jest sama kultura organizacyjna? Poprawnie mówiąc kultura organizacyjna to złożone zjawisko obejmujące wartości, normy i zachowania panujące w danej firmie. Nie jest czymś stworzonym, nadanym z zewnątrz czy ustalonym odgórnie, lecz utworzonym w wyniku wielu lat funkcjonowania organizacji przez osoby, które funkcjonowały w jej granicach. Składa się na nią sposób zarządzania pracownikami, kompetencje menedżerów, a także ogólna atmosfera panująca w firmie. Kultura organizacyjna to pewien elastyczny twór, który może być kształtowany, rozciągany, zmieniany odpowiednio do potrzeb, ale także niszczony i zaniedbywany. Na swój sposób delikatny i kruchy, lecz jeśli odpowiednio moderowany, zmienia się w dodatkową, można nawet powiedzieć, że kluczową przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa. Jest dynamiczna i może ewoluować, wspierając firmę w realizacji jej strategii lub, w przeciwnym wypadku, stając się barierą w dążeniu do sukcesu. W skrócie, może decydować o sukcesie organizacji w dzisiejszym, zmiennym świecie, co potwierdzają m.in. wyniki badań Arbinger Institute, które mówią, że 47% organizacji o bardzo rozwiniętej kulturze organizacyjnej odnotowało znaczny wzrost przychodów w ubiegłym roku w porównaniu do zaledwie 9% organizacji o mniej skutecznej lub nieskutecznej kulturze organizacyjnej.

Jak zatem kształtować tę skuteczną, zwinną i niezawodną kulturę organizacyjną? Czym jest transformacja kultury organizacyjnej? Transformacja kultury odnosi się do świadomego i celowego procesu zmiany wartości, przekonań, praktyk i norm obowiązujących w organizacji. Jest to skomplikowany proces, który wymaga transformacji podstawowych założeń, postaw, a także zachowań, które pracownicy zwykli stosować w codziennych interakcjach w pracy. Jest to o tyle ważne, że zmieniając kulturę organizacyjną, wymagamy od pracowników zmiany ich utartych przyzwyczajeń, schematów myślenia i postępowania, co może spotykać się z wyjątkowo silnym oporem. Transformacja jednak jest niezbędna, kiedy obecnie istniejące aspekty kultury organizacyjnej przestają być adekwatne do aktualnych lub przyszłych wyzwań i celów biznesowych. W związku z powyższym, inicjatywa transformacji kulturowej wymaga strategicznego podejścia i zaangażowania na wszystkich poziomach organizacji, od kadry zarządzającej po pracowników liniowych.

Należy pamiętać, że celem transformacji kultury organizacyjnej jest nie tylko dostosowanie kultury do zmieniającego się krajobrazu biznesowego, ale również wzmocnienie organizacji, poprawa jej wydajności i zwiększenie zdolności do innowacji i rozwoju. Pozwala to nie tylko przetrwać trudne czasy, lecz także prosperować w obliczu zewnętrznych zaburzeń. W dobie nieustannych zmian rynkowych, technologicznych i społecznych, firmy z proaktywną i elastyczną kulturą są w stanie szybciej reagować na wyzwania, skuteczniej wdrażać innowacje i efektywniej zarządzać zasobami ludzkimi.

Korzyści transformacji kultury organizacyjnej

„Kultura zjada strategię na śniadanie” – tak właśnie opisał rolę kultury organizacyjnej Peter Drucker, ekspert zarządzania i badacz procesów organizacyjnych. Dlaczego? Kultura organizacyjna jest nie tylko wyróżnikiem i silną stroną firmy na rynku. Ma również konkretne zastosowanie praktyczne - wpływa na sposób, w jaki firma realizuje swoje cele strategiczne, radzi sobie z problemami oraz przystosowuje się do zmian. Transformacja kultury organizacyjnej niesie zatem ze sobą wiele korzyści:

1. Odporność na zaburzenia ze środowiska zewnętrznego - firmy z kulturą organizacyjną, która promuje elastyczność i umiejętność wprowadzania zmian, są lepiej przygotowane na radzenie sobie z zaburzeniami zewnętrznymi, np. kryzysami makroekonomicznymi, zmianami trendów rynkowych czy zaburzeniami geopolitycznymi. Ta cecha minimalizuje wpływ niepewnych czynników ekonomicznych na działalność firmy, ponieważ jej rdzeń – kultura – nie stanowi przeszkody w zmianie sprawiając, że szybko dopasowuje się do nowych realiów rynkowych. Gwarantuje to swoistą odporność, która zapewnia stabilność i ciągłość operacji w obliczu burzliwych okresów.
2. Zwiększona zwinność i szybkość przyswajania zmian – sama umiejętność dostosowania i akceptowania zmian nie jest wystraczająca. Liczy się jeszcze tempo. Jeśli organizacja cechuje się zwinnością kultury organizacyjnej, umożliwi jej to szybsze od konkurencji przyjęcie nowych, wymaganych przez rynek standardów lub modeli biznesowych. Mówiąc wprost, pozwoli to organizacji zostawić konkurentów daleko w tyle.
3. Otwartość na innowacje i zmiany organizacyjne - kultura organizacyjna, która cechuje się powyższymi umiejętnościami jest swego rodzaju samonapędzającym się kołem. Funkcjonowanie w środowisku otwartym na zmiany, sprzyja poszukiwaniu przez pracowników nowych możliwości usprawnień. Pozwala to proponować i wdrażać zmiany organicznie i maksymalnie wykorzystywać potencjał kapitału intelektualnego firmy. Pracownicy są bardziej skłonni do podejmowania inicjatyw i proponowania zmian, odważniej komunikują zauważane utrudnienia i obszary wymagające interwencji, samodzielnie szukają rozwiązań i mają większą pewność siebie w ich prezentacji – to wszystko tworzy spiralę wzrostu i wewnętrznego rozwoju kompetencji organizacji, co pozytywnie wpływa na działalność firmy.
4. Szybsze i trafniejsze odpowiadanie na potrzeby klientów - zmieniające się trendy rynkowe i sytuacja makroekonomiczna to zmieniające się szybko potrzeby klientów. Aby nie tracić udziału w rynku, wymagają szybkiej interwencji i dostosowania usług i produktów w portfolio do tych potrzeb. Łatwo wyobrazić sobie jak trudne byłoby skuteczne zrealizowanie tego w organizacji, która utrzymuje takie same produkty od kilku lat, a pracownicy nie rozumieją potrzeby ich zmian. Właśnie dlatego ważne jest utrzymywanie gotowości do zmian w świecie o cechach VUCA, aby utrzymać oraz rozwijać udział w rynku przedsiębiorstwa.
5. Kulturowe wsparcie realizowanej strategii - w firmie, w której kultura organizacyjna jest dobrze rozwinięta pracownicy lepiej rozumieją strategię i cele firmy oraz sposób w jaki ich działania przyczyniają się do jej realizacji. Taka świadomość prowadzi do bardziej efektywnej pracy i lepszego wykorzystania zasobów organizacji. Zespoły z silnym poczuciem wspólnego celu i wartości mają o 17% wyższą wydajność w porównaniu do zespołów bez silnego poczucia celu i wartości (Business Harvard Review).
6. Budowanie zaufania wśród pracowników – do powyższego punktu dodajmy także to, że w ramach kultury organizacyjnej istnieje jasna i otwarta komunikacja strategii firmy. Taki stan buduje zaufanie pracowników, co z kolei przekłada się na ich większe zaangażowanie i chęć współpracy – wiedzą, że zmiany są potrzebne, są stałym elementem ich pracy i nie wykazują oporu, kiedy pokazują się na horyzoncie. Takie zaufanie i wysoko rozwinięta komunikacja wewnętrzna to cechy tylko dojrzałej kultury organizacyjnej.
7. Zwiększenie zaangażowania pracowników i zwiększenie produktywności organizacji - ostatecznie, powiązania pomiędzy strategią, kulturą, zarządzaniem i pracą pracowników prowadzą do osiągnięcie wewnętrznej synergii organizacyjnej i tworzenia silnych fundamentów firmy, które są niezbędne do osiągnięcia długoterminowego sukcesu. Zgodnie z badaniem Harvard Business Review, firmy o silnej kulturze korporacyjnej odnotowują 4-krotny wzrost przychodów w porównaniu do firm o słabej kulturze.

Oznaki potrzeby przeprowadzenia transformacji kultury organizacyjnej

Jeśli już rozumiesz jak wygląda idealna kultura organizacyjna i jakie wynikają korzyści z dążenia do niej, warto zastanowić się na jakim etapie jest Twoja organizacja. Kiedy należałoby zainterweniować i dokonać transformacji kultury organizacyjnej?

Istnieje wiele objawów, które mogą sugerować, że stan kultury w organizacji już dawno uległ przeterminowaniu i należy dokonać jej transformacji. Oto kilka z nich:

• Niskie zaangażowanie pracowników - znaczne spadki w satysfakcji i zaangażowaniu pracowników mogą być sygnałem, że kultura organizacyjna nie odpowiada już na ich potrzeby i oczekiwania. Objawia się to często wysokim poziomem absencji, niską produktywnością i brakiem inicjatywy.
• Wysoka rotacja pracowników - gdy firma doświadcza niezwykle wysokiej rotacji pracowników, może to wskazywać na problemy w kulturze organizacyjnej, takie jak brak możliwości rozwoju, słabe relacje między pracownikami a zarządem, lub zaniedbanie relacji organizacja-pracownik, czyli przywiązania pracownika do wartości i celów firmy.
• Trudności w realizacji celów biznesowych - jeśli firma regularnie nie osiąga zakładanych celów biznesowych, może to być znak, że obecna kultura organizacyjna nie wspiera efektywnej pracy i realizacji strategii.
• Opór pracowników wobec zmian - jeżeli pracownicy regularnie stawiają opór wobec wprowadzanych zmian, może to wskazywać na sztywną, nieelastyczną kulturę organizacyjną, która nie promuje adaptacji i innowacji. Wskazuje to również na brak inicjatywy i odpowiedniej uwagi ze strony kadry zarządczej. Jeśli sama kadra nie umie docenić zmian i stanowić przykładu dla innych, zmiana nigdy nie zostanie przyjęta przez pracowników niższych szczebli.
• Trudności w przyciąganiu i zatrzymywaniu Talentów - jeśli firma boryka się z problemem przyciągania nowych talentów lub utrzymania kluczowych pracowników, najprawdopodobniej jest to znak, że konkurencja oferuje lepsze warunki pracy, w tym lepiej rozwiniętą i korzystną dla pracownika kulturę organizacyjną, która umożliwia rozwój, zapewnia wyzwania zawodowe oraz pracę na najwyższym poziomie innowacyjności.

Rozpoznanie tych sygnałów i odpowiednia reakcja na nie jest kluczowa dla zapobiegania długoterminowym problemom i utrzymania konkurencyjności firmy na rynku. Transformacja kultury organizacyjnej może być wymagająca, ale jest niezbędna dla zapewnienia zdrowego i produktywnego środowiska pracy, które sprzyja rozwojowi kapitału intelektualnego firmy i osiąganiu celów biznesowych.

Modele transformacji kultury organizacyjnej

W literaturze istnieją liczne modele dotyczące transformacji kultury organizacyjnej i wprowadzania zmian. Dwa z najbardziej znanych i cenionych modeli to 8-etapowy proces Kottera i Model zarządzania zmianą Lewina. Oba te modele oferują różne podejścia i narzędzia, które mogą być skutecznie wykorzystane do przeprowadzania transformacji kultury w organizacji.

8-etapowy proces wprowadzania zmian opracowany przez Johna Kottera to dobrze ugruntowana metodologia zarządzania zmianą, która pomaga organizacjom skutecznie realizować transformacje organizacyjne. Oto poszczególne etapy tego procesu:

1. Stworzenie poczucia pilności - uświadamianie potrzeby zmiany poprzez identyfikację zagrożeń i szans.
2. Utworzenie koalicji przywódczej - zgromadzenie grupy liderów wspierających zmianę.
3. Opracowanie wizji i strategii - tworzenie inspirującej wizji przyszłości oraz strategii jej realizacji.
4. Komunikacja wizji zmiany - efektywne przekazywanie wizji i strategii całej organizacji.
5. Usunięcie przeszkód - eliminowanie barier mogących utrudniać realizację wizji.
6. Generowanie krótkoterminowych zwycięstw - planowanie i osiąganie widocznych sukcesów, które podnoszą morale.
7. Konsolidacja zysków i generowanie dalszych zmian - wykorzystywanie sukcesów do wprowadzania dalszych zmian.
8. Utrwalenie nowych podejść w kulturze - zapewnienie, że zmiany zostaną trwale włączone do kultury organizacyjnej.

Ten proces pomaga w uporządkowanym i przemyślanym wprowadzeniu zmian, zwracając uwagę na zarówno strategiczne, jak i ludzkie aspekty transformacji. Model Kottera zwraca uwagę na wagę każdego etapu, który jest zbudowany na fundamencie poprzedniego. Zaniedbanie któregokolwiek z kroków lub nieprzestrzeganie ustalonej sekwencji może zaburzyć cały proces inicjatywy zmiany.

Model Lewina, opracowany przez Kurta Lewina, jest prostszym, ale bardzo efektywnym podejściem do zmiany. Model ten opiera się na trzech etapach zarządzania zmianą w organizacji: rozmrażanie, zmiana i zamrażanie.

1. Rozmrażanie (Unfreezing): Pierwszy krok polega na przygotowaniu organizacji do zmiany. W tym etapie kluczowe jest zrozumienie istniejących schematów zachowań i przekonań oraz potrzeby ich zmiany. Często wiąże się to z kwestionowaniem stanu obecnego i przekonań kadr zarządczej, a także zwiększaniem świadomości potrzeby zmiany.
2. Zmiana (Change): W tym etapie wprowadzane są nowe procesy, zachowania i sposoby myślenia. To czas eksperymentowania, uczenia się i adaptacji do nowych sposobów działania.
3. Zamrażanie (Refreezing): Ostatni etap ma na celu stabilizację organizacji po wprowadzeniu zmian i standaryzację nowych wzorców. Chodzi o to, aby nowe zachowania i procesy stały się normą, a organizacja mogła efektywnie funkcjonować w nowym środowisku.

Każdy z tych modeli ma swoje zalety i może być wykorzystany w zależności od specyfiki organizacji i charakteru planowanych zmian. Model McKinsey 7S jest bardziej kompleksowy i skupia się na szerokim zakresie aspektów organizacyjnych, podczas gdy Model Lewina oferuje prostsze, ale skuteczne podejście do zarządzania procesem zmian. Wybór odpowiedniego modelu zależy od konkretnych potrzeb i celów transformacji kultury organizacyjnej.

Podsumowanie

Kultura organizacyjna jest doprawdy złożonym i niejednoznacznym zjawiskiem. Może stanowić za równo barierę jak i katalizator. Jest tworem płynnym, wymagającym nieustannego monitorowania i pielęgnacji. Jednak dobrze zadbana może zapewnić warty rozważenia zwrot z inwestycji kapitału, czasu i uwagi. Korzyści z utrzymania jej na najwyższym poziomie są bowiem niewymiernie zachęcające. Na koniec dodam, że w przyszłości można oczekiwać, że zarządzanie kulturą organizacyjną będzie coraz bardziej skoncentrowane na wykorzystaniu nowych technologii i cyfryzacji. Trendy takie jak big data, sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe mogą odegrać kluczową rolę w analizowaniu i zrozumieniu zachowań pracowników, co pozwoli na lepsze dostosowanie kultury organizacyjnej do ich potrzeb i oczekiwań. Cyfryzacja może również ułatwić komunikację wewnętrzną i współpracę, co jest podstawą w procesie transformacji kultury organizacyjnej.

JP Weber, jako ekspert w zakresie transformacji biznesu oraz kultury organizacyjnej, oferuje specjalistyczne wsparcie w zarządzaniu zmianą. Oferujemy kompleksowe usługi, od indywidualnych programów rozwojowych dla menadżerów, przez warsztaty dla kadry zarządzającej, po diagnozę kultury organizacyjnej i wsparcie w procesach restrukturyzacyjnych. Nasze podejście skupia się na ciągłym rozwoju kompetencji pracowników, dostosowanym do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, aby sprostać wyzwaniom dynamicznego świata biznesu.