Transformacja cyfrowa – czym jest i co należy o niej wiedzieć?

1. Kultura

Skuteczna strategia transformacji cyfrowej opiera się nie tylko na integracji technologii z procesami biznesowymi. Można powiedzieć, że wdrożenie nowych narzędzi i procesów to ostatni etap cyfryzacji przedsiębiorstwa. Podstawą, która stoi za sukcesem transformacji jest zmiana kultury i rozwój inteligencji organizacji. Oznacza to budowanie systemowego, otwartego na zmiany podejścia wśród pracowników. Warto podkreślić, że zmiana kulturowa jest często niedocenianą i ignorowaną częścią transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa. O jej istotności przekonali się badacze z McKinsey oraz Harvard Business Review. Jak pokazują badania, 70% z badanych projektów związanych z wdrożeniami rozwiązań cyfrowych zakończyło się porażką i nie jest to spowodowane niedoskonałością technologii czy innowacji. Jako najczęstszą przyczynę niepowodzeń wskazano brak komunikacji oraz brak edukacji personelu w tym temacie. Kierownicy oraz managerowie są niechętni do szkolenia i przekonywania zespołów do słuszności proponowanych zmian. Do transformacji kulturowej często przykłada się najmniej uwagi.

2. Model

Drugim elementem strategii cyfryzacji jest zmiana modeli biznesowych, czyli dostosowanie długofalowych planów przedsiębiorstwa do obecnych i przewidywanych standardów rynkowych. Jeśli transformacja cyfrowa otacza nas z wszystkich stron, to czas najwyższy ująć ją w naszym modelu. Może to uwzględniać wykorzystanie cyfryzacji wewnątrz firmy i nadanie rozwojowi nowego kierunku, ale może to również dotyczyć zmiany w procesie tworzenia produktu, dostarczania usług i ich funkcjonalnościach. Zmiana modelu biznesowego jest obszernym i czasochłonnym procesem, który uwzględnia restrukturyzacje we wszystkich sektorach i działach firmy. Niemniej jednak, jest elementem koniecznym – do przeprowadzenia skutecznej transformacji cyfrowej oraz, w następnej kolejności, do utrzymania przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

3. Proces

Ostatnim element strategii wdrażania transformacji cyfrowej jest automatyzacja procesów istniejących w firmie. Oznacza to zmianę, dostosowywanie lub tworzenie nowych procesów i przepływów pracy skupionych na efektywniejszym, szybszym i tańszym dostarczaniu wartości biznesowych. Może to być przeniesienie całej biurokracji do chmury, tworzenie systemów do zapytań między działami lub wykorzystywania Big Data i zaawansowanych systemów analitycznych do bieżącego monitorowania stanu spółki. Nowe procesy są zbudowane tak, aby realizować nowe modele biznesowe. Tworzone i wykorzystywane są przez obecnych i nowych pracowników. To pokazuje, że bez odpowiednich transformacji w kulturze i modelach biznesowych przedsiębiorstwa, transformacja cyfrowa może okazać się niepowodzeniem.

Korzyści transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa tworzy nowe możliwości biznesowe dla organizacji. O to kilka z najważniejszych:

• Usprawnienie komunikacji i zarządzania zasobami – zintegrowanie działań operacyjnych w firmie za pomocą kompleksowych platform jak pakiet narzędzi Office lub Google ujednolica i zbiera w jedno miejsce wszystkie podstawowe funkcje sieciowe, m.in. pocztę mailową, możliwość spotkań online, kalendarz lub mniej oficjalną i ekspresową komunikację na czatach. Jest to jedno z wielu usprawnień, którego potrzeba została uwidoczniona podczas pandemii Covid-19. Poza podstawowymi narzędziami, istotną rolę gra Chmura, dzięki której wszystkie informacje oraz dane zbierane przez organizację są zebrane w jednym miejscu i dostępne w każdym czasie.
• Podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym – dzięki narzędziom takim jak analizy ERP, Big Data czy machine learning możemy analizować zebrane dane w czasie rzeczywistym i obserwować zmiany zachodzące na rynku i wewnątrz firmy. To pozwala na podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym oraz reagowanie na spadki w jakości/liczbie świadczonych usług
• Podniesienie jakości obsługi klienta – dostawcy usług obecnie prześcigają się we wdrażaniu najnowszych technologii obsługi klienta – od botów rozmawiających z klientami przez telefon lub chatbox, po personalizacje zamówień i rozwiązywanie zapytań i problemów w czasie rzeczywistym. Cyfryzacja jest właściwie równoznaczna z postawieniem klienta na pierwszym miejscu.  Zwiększa to nie tylko potencjalną sprzedaż, ale również lojalność klientów.
• Szybsze i wydajniejsze działania operacyjne – procesy cyfrowe zapewniają szybsze działania w firmie: od elektronicznych podpisów umów po szybki dostęp do danych w chmurze. Co więcej, urządzenia i maszyny w sieci IoT nieprzerwanie przesyłają dane. Zaawansowane narzędzia analityczne wspierają podejmowanie decyzji, analizy systemów cyberbezpieczeństwa oraz skrócenie przestojów. Narzędzia cyfrowe są oparte na algorytmach i AI, dzięki czemu można wykluczyć błędy natury ludzkiej.
• Stworzenie systemu otwartego na innowacje – budowa nowych modeli biznesowych opartych na wartościach transformacji cyfrowej ułatwia wprowadzanie nowych rozwiązań cyfrowych do systemu procesów w firmie. W modelu, którego częścią jest otwarta kultura innowacyjna oraz elastyczny system, gotowy na nowe wdrożenia, proces wprowadzenia innowacji jest wyraźnie krótszy i szablonowy.
• Rozwój kultury organizacyjnej – jak wcześniej wspomniano, otwarte podejście pracowników do wdrażań rozwiązań technologicznych stanowi jeden z głównych czynników warunkujących sukces zmian. Inwestowanie w edukację oraz atmosferę w tym obszarze może znacząco przyspieszyć i ułatwić proces transformacji cyfrowej.
• Podniesienie konkurencyjności organizacji – cyfryzacja jest obecnie jednym z nielicznych obszarów rozwoju organizacji, który ma olbrzymi potencjał i bezpośrednio wpływa na wyniki rynkowe. Rozwój tego segmentu jest również szybko doceniany przez klientów – zwiększanie udogodnień, rozwój aplikacji i dostępności do usług jest kluczowy w relacjach z klientem. Przykłady obserwujemy w sektorze bankowym, gdzie aplikacje mobilne, sposoby płatności i jednocześnie cyberbezpieczeństwo rozwijają się w zawrotnym tempie, regularnie udostępniając użytkownikom nowe funkcjonalności. Zaangażowanie przedsiębiorstwa w trend transformacji cyfrowej to same korzyści.

Wybrane narzędzia cyfrowe

• System CRM (Customer Relationship Management) – oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Coraz częściej staje się podstawowym narzędziem w wielu polskich firmach. Tego typu aplikacje przeszły ogromną transformację od lat 80., kiedy pojawiły się pierwsze systemy CRM, do dziś, kiedy tego typu oprogramowanie coraz częściej oferowane jest w chmurze. CRM pozwala na zbieranie, organizowanie i zarządzanie danymi. Dzięki nim możliwe jest przygotowanie skutecznych strategii handlowych i logistycznych moitorując potrzeby klienta.
• RPA – robotyka i zrobotyzowana automatyzacja procesów – to technologie, które opierają się na automatyzacji procesów w celu wykonywania powtarzalnych lub wstępnie zaprogramowanych zadań. Roboty mają ruchome części mechaniczne skonfigurowane do określonych czynności fizycznych. Procesy RPA są natomiast cyfrowe – programowane i zautomatyzowane na oprogramowaniu w konkretnym systemie. Zadania, które wykonują, mają charakter bardziej administracyjny. Wspierają pracowników firm w wykonywaniu powtarzalnych, długich i nieraz monotonnych taskach, co znacznie przyspiesza proces i wyklucza błędy ludzkie spowodowane znużeniem lub brakiem koncentracji.
• Chmura – narzędzia cyfrowe, takie jak chmura, mogą zjednoczyć zespoły i działy, zapewniając im jedno, scentralizowane centrum danych online. Scentralizowany dostęp na żądanie do wszystkich systemów, zasobów i danych umożliwia skalowanie infrastruktury zgodnie z potrzebami, szybkie wprowadzanie zmian i automatyzację procesów. Infrastruktura oparta na chmurze jest niezbędna do udanej transformacji cyfrowej oraz tworzenia połączonych sieci IoT i  systemów biznesowych.
• Internet of Things – to sieć połączonych urządzeń, które mogą komunikować się ze sobą i udostępniać dane użytkownikom przez Internet. Urządzenia IoT łączą się z Internetem i dzięki specjalnym czujnikom gromadzą dane. Następnie dane i protokoły są analizowane w celu optymalizacji wydajności i efektywności systemu. Uzyskane dane ułatwiają automatyzację procesów, zwiększając z czasem  wydajność i produktywność.
• Rozwiązania ERP – (Enterprise Resource Planning) jest to oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, a dosłownie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Działa w oparciu o jedną bazę danych, w której są gromadzone i przetwarzane dane i informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. ERP integruje wszystkie najważniejsze procesy potrzebne do prowadzenia biznesu (finanse, HR, produkcja, łańcuch dostaw) w jednym systemie. A jeśli nowoczesny system ERP oparty jest  na technologiach  AI, może nie tylko przetwarzać i zarządzać zbiorami Big Data, ale także analizować i uczyć się z nich.
• AI i uczenie maszynowe – uczenie maszynowe (Machine Learning) to gałąź dziedziny Sztucznej Inteligencji (AI). Uczenie maszynowe polega na technologicznym zapamiętywaniu pewnych wzorców, których maszyna już kiedyś „doświadczyła”. Co więcej, umożliwia to także analizę nowych danych oraz szukanie rozwiązań, które sprawdziły się w innych, wcześniej znanych systemowi sytuacjach. Uczenie maszynowe jest także ważną częścią rozwijającej się dziedziny analityki Big Data. Wykorzystując metody statystyczne, algorytmy są szkolone pod kątem klasyfikacji lub predykcji i wykorzystują to w procesie dostarczania kluczowych informacji w projektach. Informacje te są następnie wykorzystywane w decyzjach biznesowych, co wspiera wyniki kluczowych wskaźników wzrostu.