Czym jest automatyzacja procesów biznesowych i dlaczego jest tak ważna dla każdej firmy?

Czym jest Automatyzacja Procesów Biznesowych?

Automatyzacje procesów biznesowych (BPA – Business Process Automation) to temat szeroko poruszany w dobie transformacji cyfrowej – nowej rewolucji przemysłowej, która zachodzi w rzeczywistości cyfrowej. Zautomatyzowanie przepływu pracy tworzy nowe wartości biznesowe i przynosi liczne korzyści firmie jak m.in zmniejszenie kosztów pracy. Mimo powszechnej i intuicyjnej wiedzy jaką posiadamy na ten temat, warto przedstawić dokładniejszy opis. 

Podstawowa definicja mówi, że automatyzacją nazywamy zastąpienie czynności wykonywanej przez człowieka czynnością wykonywaną przez maszynę, która generuje wartości automatycznie – zawsze w ten sam sposób, zgodnie z projektem i naszymi wytycznymi oraz, co najważniejsze, jest niewrażliwa na robienie błędów wynikających ze zmęczenia i ludzkich pomyłek. W związku z tym, automatyzowanie procesów biznesowych w przedsiębiorstwach najczęściej sprowadza się do przeniesienia żmudnych i powtarzalnych czynności z pracownika na oprogramowanie informatyczne. Może to być system przesyłu danych w chmurze, zautomatyzowany system maili przygotowany z pomocą narzędzi cyfrowych takich jak PowerAutomate lub wsparcie obsługi klienta poprzez boty i automatyczne umawianie spotkań. 

Automatyzacja procesów biznesowych jest częścią zmian pojawiających się w dobie transformacji cyfrowej, co oznacza, że przed firmami i przedsiębiorcami pojawia się nowe wyzwanie utrzymania wysokiej i konkurencyjnej wydajności operacyjnej. Wielu z nich zdecyduje się na wprowadzenie automatyzacji, robotyzacji i innych rozwiązań cyfrowych z jednym tylko celem – utrzymania się na powierzchni trendu. A niestety, jest to podejście od złej strony i jak podają statystyki Everest Group, już przyczyniło się do niepowodzeń 73% przedsiębiorców wdrażających automatyzację procesów. Zmiany muszą być przemyślane, odpowiednio zaprojektowane i wdrożone w kulturę organizacyjną. Tylko takie działania przyniosą nam najlepsze możliwe korzyści biznesowe.

Jakie są korzyści ze stosowania BPA?

Automatyzację procesów biznesowych  można wykorzystać do automatyzacji każdego rodzaju procesu biznesowego, od prostych zadań, takich jak wprowadzanie danych i zarządzanie dokumentami, do bardziej złożonych procesów, takich jak obsługa klienta i realizacja zamówień. Poprzez automatyzację tych procesów, firmy mogą poprawić wydajność, zmniejszyć liczbę błędów i uwolnić pracowników, aby skupili się na zadaniach o większej wartości dodanej. 

Do największych zalet wdrożenia BPA należą

• Obniżenie kosztów 
• Zwiększenie wydajności pracy
• Zwiększenie cyberbezpieczeństwa w firmie 
• Standaryzacja procesów w firmie
• Zwiększenie kontroli i nadzoru nad przeprowadzonymi działaniami w firmie
• Poprawienie dokładności wprowadzania danych i zmniejszenie występowania błędu ludzkiego
• Tworzenie dodatkowej wartości biznesowej i unowocześnienie przedsiębiorstwa
• Podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstwa
• Rozwój kultury innowacyjności w organizacji

Wdrażanie automatyzacji procesów daje firmom również dodatkową przewagę w postaci:

• szybkości działań, 
• bezbłędności,
• skalowalności procesów,
• nieprzerywalności pracy.

Każdy teraz pomyśli: “Świetnie! Same zalety! Jak mogę zacząć?” 

Jednak, nie każdy proces można zautomatyzować i nie każdego pracownika zastąpić robotem. Skuteczne wdrożenie będzie dotyczyć tylko wybranych procesów spełniających pewne warunki – w tym wypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zwiększenie kwalifikacji swojego zespołu w tym obszarze. Rozwój technologiczny przedsiębiorstw to tylko jedno z licznych szkoleń Enky Consulting, które pomoże rozwijać się Twojemu biznesowi.

Do czego wykorzystać BPA?

Istnieje wiele potencjalnych zastosowań automatyzacji procesów biznesowych (BPA). Oto kilka przykładów, w jaki sposób BPA może być wykorzystana do poprawy efektywności i produktywności w Twojej firmie: 

1. Automatyzacja zadań manualnych: BPA można wykorzystać do automatyzacji powtarzalnych, ręcznych zadań, które są czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na czynnościach o większej wartości dodanej.
2. Skrócenie czasu przetwarzania: BPA może pomóc w usprawnieniu procesów i skróceniu czasu przetwarzania. Może to prowadzić do skrócenia czasu realizacji i zwiększenia zadowolenia klientów.
3. Poprawa dokładności: Automatyzacja procesów może pomóc w poprawieniu dokładności i spójności. Jest to szczególnie ważne w przypadku procesów krytycznych, które muszą być wykonane dokładnie, aby uniknąć kosztownych błędów.
4. Usprawnienie komunikacji: BPA można wykorzystać do poprawy komunikacji między różnymi działami i interesariuszami. Może to pomóc w zapewnieniu, że wszyscy są na tej samej stronie i pracują w tym samym celu.
5. Zwiększanie przejrzystości: Automatyzacja procesów może zwiększyć przejrzystość i zapewnić widoczność tego, jak praca jest wykonywana. Może to pomóc w identyfikacji wąskich gardeł i obszarów wymagających poprawy.

BPA może również poprawić zadowolenie klientów poprzez zapewnienie szybszej i bardziej spójnej obsługi. Zautomatyzowane procesy mogą również pomóc firmom w skalowaniu, umożliwiając im obsługę zwiększonego wolumenu bez konieczności zwiększania zatrudnienia. 

Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych.

Korzyści z wdrożenia BPA w firmie już są jasne. Pozostaje pytanie od czego zacząć budowanie automatyzacji w swojej firmie.

Po pierwsze, procesy, które można zautomatyzować powinny być jasne i klarowne. Zawiłą ścieżkę przepływu informacji między pracownikami lub proces zawierający tysiące specjalnych przypadków ciężko będzie wprowadzić w system technologiczny. Można temu jednak zapobiec dzięki wcześniejszemu zoptymalizowaniu procesów biznesowych lub uproszczeniu ich funkcjonalności. Np. proces dostarczenia wysyłek dla globalnego producenta zanim zostanie zbudowany w automatycznym systemie, powinien najpierw zostać odpowiednio prześledzony, zmapowany oraz uproszczony o zbędne rozgałęzienia przepływu informacji. Dla tak przygotowanej propozycji, można rozpocząć tworzenie BPA.

Następnie, jeśli proces automatyzacji nie jest zapewniony przez wewnętrzne usługi firmy, warto skorzystać z ofert firm zajmujących się tematem. Eksperci Enky Consulting oferują szeroki zakres usług związanych z automatyzacją procesów i technologicznym rozwojem przedsiębiorstwa.