Zarzadzanie zmianą w innowacjach

Zarządzanie zmianą – co to jest?

Skuteczność przedsiębiorstw w zarządzaniu zmianą jest przede wszystkim kluczowa dla budowania przewagi konkurencyjnej i rozwoju, ale także ze względu na przetrwanie. W szczególności ostatnie miesiące pokazały, że firmy, które nie mogą lub nie potrafią dostosować się do nowych warunków, upadają. Natomiast te, które umiejętnie zarządzają zmianą, budują nową, lepszą pozycję na rynku. Wypadkowa sukcesu zależy od kompetencji menadżerów, zaangażowania pracowników oraz audytu funkcjonowania firmy.

Zmiana w różnych formach pojawia się także przy wdrażaniu innowacji. W ramach wprowadzania nowych lub znacząco ulepszonych produktów, procesów czy metod zarządzania, firmy muszą stawić czoła zmianie. Przede wszystkim dotyczy ona ludzi, ich zachowań, przyzwyczajeń i sposobu pracy. Warto zwrócić uwagę, że nie każda zmiana ma charakter innowacji – za to każda innowacja powoduje zmianę.

To wszystko sprawia, że zgłębienie tego obszaru wiedzy i budowa najlepszych praktyk jest niezwykle potrzebna do skutecznego zarządzania innowacjami. Wiele organizacji nie zdaje sobie sprawy, że za sukcesem innowacji stoją przede wszystkim jej odbiorcy – pracownicy, klienci. Im lepiej są oni wspierani w procesie zmiany, tym wyższe jest prawdopodobieństwo udanego usprawnienia. Nawet najlepiej zaprojektowane narzędzie czy system, którego nikt nie używa, nie przynosi przecież wartości dodanej dla firmy.

Budowanie środowiska przyjaznego zmianom to też nie tylko edukacje personelu. Jest to przede wszystkim jest to rozwój szeroko pojętej Inteligencji Organizacyjnej. Jej wysoki wynik świadczy o zdolności przystosowania się do zmian i wykorzystania ich, aby generować jeszcze większe zyski. W Enky Consulting prowadzimy kompleksowe szkolenia dla firm pokazujące jak rozwijać inteligencję organizacyjną we własnym otoczeniu biznesowym – sprawdź!

Zastosowanie modelu ADKAR w innowacjach

Zarządzanie zmianą to ustrukturyzowane podejście wspierające przyswajanie zmian przez pracowników. Jest to proces, którego celem jest osiągnięcie zaplanowanych rezultatów biznesowych poprzez zaadoptowanie zmiany przez ludzi nią dotkniętych. Skuteczne wdrożenie metod zarządzania w tym obszarze powoduje szybszą reakcję organizacji, lepszą zdolność do przyswajania zmian, zwiększenie prawdopodobieństwa sukcesu projektów – w tym oczywiście projektów innowacyjnych.

Jednym z podstawowych modeli w zarządzaniu zmianą jest opracowany przez Jeffrey’a M. Hiatta model ADKAR.

Elementy modelu ADKAR

Model ADKAR to bardzo użyteczny koncept reprezentujący kolejne elementy zmiany, które muszą zostać zrealizowane, aby osiągnąć sukces. Określa sekwencje działań, skupia się na zmianie z perspektywy pojedynczej osoby – dla każdego będzie ona miała nieco inny charakter. Warto podkreślić, że sukces zmiany organizacyjnej, która dotyka wielu osób jest zależny od sukcesu pojedynczych zmian indywidualnych. W kontekście innowacji możemy go opisać w sposób następujący:

• Świadomość potrzeby zmiany – naturalną reakcją na kolejne nowości i innowacje jest opór. Pojawia się on w pierwszej kolejności ze względu na brak świadomości oraz wiedzy interesariuszy na temat potrzeb biznesowych, z których wynikają działania innowacyjne. Należy możliwie jak najwcześniej budować zrozumienie, dlaczego dana innowacja jest wdrażana i jakie mogą być konsekwencje jej braku.

Przykład? Innowacja w postaci zautomatyzowania procesu obsługi klienta może być niezbędna ze względu na potrzebę zmniejszenia ilości błędów, polepszenia jakości i w konsekwencji zwiększenia pozycji konkurencyjnej. Niestety, bez skutecznej i objaśniającej komunikacji taka zmiana może być odebrana jako sposób na zwolnienie ludzi.

• Chęć wprowadzenia zmiany – opiera się o wybór i decyzję odnośnie zaangażowania się w innowację. Wymaga indywidualnego przemyślenia, jakie są korzyści z wdrożenia usprawnienia, jakie czynniki motywujące do zmiany. Na przykład, dzięki nowemu systemowi sprzedażowemu możliwe będzie łatwiejsze raportowanie wyników, co przełoży się na oszczędność czasu, większe skupienie na relacji z klientem i mniej papierkowej roboty.
• Wiedza o tym jak się zmienić – gdy pojawia się świadomość i chęć do działania, należy skupić się na kompetencjach, które są niezbędne do skutecznego wdrożenia innowacji. Kluczowe jest zaplanowanie, jaki obszar wiedzy pomoże w skutecznym wprowadzeniu usprawnienia oraz jakie są luki kompetencji.
• Umiejętność implementacji zmiany – po pozyskaniu wiedzy potrzebna jest praktyka w zastosowaniu danej innowacji. Wymaga to wyuczenia nowych zachowań, przyzwyczajeń, procesów. W kontekście innowacji może to być wprawa w używaniu nowych raportów analityki biznesowej, umiejętność szybkiego wyszukania potrzebnych informacji i wyciągnięcia wniosków.
• Utrwalenie zmiany – po wprowadzeniu innowacji warto zadbać o jej utrzymanie. Projekty nie powinny kończyć się jedynie na wdrożeniu narzędzia czy systemu, należy pamiętać o konsekwentnym wspieraniu użytkowników. Ważne jest także utrwalenie zmiany poprzez systemy motywacyjne.

Model można zastosować w praktyce jako indywidualny system oceny, tworząc profil ADKAR dla poszczególnych osób objętych zmianą. Oceniając poszczególne elementy w skali 1-5, można wskazać bariery lub szczególne obszary do usprawnień. Dana osoba może być bardzo świadoma zmiany (5), chętna do realizacji projektu (5), jednak nie mieć wiedzy (2) i umiejętności (1) do wdrożenia projektu. Koncept ten jest także wykorzystywany szerzej jako podstawa do skutecznej komunikacji zmiany, jako narzędzie diagnostyczne lub jako źródło planowania działań prewencyjnych i naprawczych.

W innowacjach warto stosować wiele najlepszych praktyk, które swoje źródło znajdują w zarządzaniu zmianą – takie jak np. skuteczna współpraca ze sponsorem, otwarta i ciągła komunikacja, zaangażowanie interesariuszy. Te na pozór proste koncepcje często powodują porażki wielu projektów – ich zrozumienie jest proste, ale skuteczna i konsekwentna egzekucja wymaga wiedzy, kompetencji i doświadczenia.